Protectia datelor

Regulament cu privire la protectia datelor cu caracter personal

Avind in vedere prevederile legislatiei in vigoare in domeniul prelucrarii datelor cu caracter personal, SC IPPU Packaging SRL, denumita in continuare Operator, se angajeaza ca datele cu caracter personal vor fi:

a) prelucrate cu bună-credinţă, in mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată şi în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare;

b) colectate exclusiv în scopuri determinate, explicite şi legitime;

c) adecvate, pertinente şi neexcesive prin raportare la scopul în care sunt colectate şi ulterior prelucrate;

d) exacte şi, dacă este cazul, actualizate; în acest scop se vor lua măsurile necesare pentru ca datele inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate şi pentru care vor fi ulterior prelucrate, să fie şterse sau rectificate;

e) stocate într-o formă care să permită identificarea persoanelor vizate strict pe durata necesară realizării scopurilor în care datele sunt colectate şi în care vor fi ulterior prelucrate. Stocarea datelor pe o durată mai mare decât cea menţionată, în scopuri statistice, se va face cu respectarea garanţiilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, şi numai pentru perioada necesară realizării acestor scopuri.

f) masurile de securitate a datelor cu caracter personal sunt stabilite astfel incat sa asigure un nivel adecvat de securitate a datelor cu caracter personal procesate.

Operatorul va prelucra urmatoarele date cu caracter personal in scopul intocmirii

documentelor de angajare si anumitor documente ce vizeaza raporturilor de serviciu/muncă

1. Nume

2. Prenume

3. CNP

4. Varsta

5. Data nasterii

6. Sexul

7. Domiciliu stabil / resedinta

8. Nr. telefon

9. Act Identitate Serie / Nr

10.CI eliberat de:

11.CI eliberat la data de:

Operatorul va prelucra urmatoarele date cu caracter personal prin site-ul www.ippu.ro cu scopul de a realiza oferte de pret, de a expedia produsele comandate sau de a trimite note informative:

1. Denumire firma

2. Localitatea

3. Nume

4. Prenume

5. Functia

6. E-mail

7. Telefon

8. Fax

Operatorul va prelucra date cu caracter personal in cadrul procesului de selectie si recrutare, date cu caracter personal care in mod normal sint mentionate intr-un Curriculum Vitae, teste scrise sau orale, interviuri. In cazul in care in urma procesului de recrutare nu se incheie un raport de servici/munca toate documentele si informatiile obtinute vor fi distruse.

In cazul in care in urma procesului de recrutare se incheie un raport de servici/munca toate documentele si informatiile obtinute vor face parte din dosarul de personal al angajatului.

Operatorul va prelucra date cu caracter personal in cadrul procesului de scolarizare si instruire. Toate aceste informatii vor face parte din dosarul de personal al angajatului.

Prelucrarile de date cu caracter personal se efectueaza numai daca persoana vizata si-a dat consimtamantul, in mod expres si neechivoc, pentru acea prelucrare.

Consimtamantul nu este necesar in urmatoarele cazuri:

– cand prelucrarea este necesara in vederea executarii unui contract sau antecontract la care persoana vizata este parte ori in vederea luarii unor masuri, la cererea acesteia, inaintea incheierii unui contract sau antecontract;

– cand prelucrarea este necesara in vederea protejarii vietii, integritatii fizice sau sanatatii persoanei vizate;

– cand prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale a Operatorului;

– cand prelucrarea este necesara in vederea aducerii la indeplinire a unor masuri de interes public sau care vizeaza exercitarea prerogativelor de autoritate publica cu care este investit Operatorul sau tertul caruia ii sunt dezvaluite datele;

– cand prelucrarea este necesara in vederea realizarii unui interes legitim al Operatorului sau tertului caruia ii sunt dezvaluite datele cu conditia ca acest interes sa nu prejudicieze interesul sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate;

– cand prelucrarea priveste datele obtinute din documente accesibile publicului, conform legii;

– cand prelucrarea este facuta exclusiv in scopuri statistice, iar datele raman anonime pe toata durata prelucrarii.

Informatiile inregistrate sunt destinate utilizarii de catre Operator si sunt comunicate numai persoanei vizate. Pentru autoritatile publice carora li se pot comunica date in cadrul unei competente speciale de ancheta nu va necesar consimtamantul persoanei vizate (de ex.: datele personale solicitate de instantele de judecata, procurori, organe de urmarire penala, daca sunt necesare desfasurarii unei anchete).

Conform Legii nr. 677/2001, orice persoana vizata beneficiaza de dreptul de acces, de interventie asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale si dreptul de a se adresa justitiei. Totodata, se garanteaza respectarea dreptului de opozitie la prelucrarea datelor personale care va privesc si de a solicita stergerea datelor, cu exceptia datelor a caror prelucrare are caracter obligatoriu, respectiv prelucrari efectuate de serviciile financiare si fiscale, de politie, justitie, securitate sociala.

Orice persoana vizata are dreptul de a obtine de la Operator, la cerere si in mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului ca datele care o privesc sunt sau nu sunt prelucrate de acesta.

Operatorul este obligat, in situatia in care prelucreaza date cu caracter personal care privesc solicitantul, sa comunice acestuia, impreuna cu confirmarea, cel putin urmatoarele:

– informatii referitoare la scopurile prelucrarii,

– categoriile de date avute in vedere si destinatarii sau categoriile de destinatari carora le sunt dezvaluite datele;

– comunicarea intr-o forma inteligibila a datelor care fac obiectul prelucrarii, precum si a oricarei informatii disponibile cu privire la originea datelor;

– informatii asupra principiilor de functionare a mecanismului prin care se efectueaza orice prelucrare automata a datelor care vizeaza persoana respectiva;

– informatii privind existenta dreptului de interventie asupra datelor si a dreptului de opozitie, precum si conditiile in care pot fi exercitate;

– informatii asupra posibilitatii de a consulta registrul de evidenta a prelucrarilor de date cu caracter personal, prevazut la art. 24 din Legea 677/2001, de a inainta plangere catre autoritatea de supraveghere, precum si de a se adresa instantei pentru atacarea deciziilor Operatorului, in conformitate cu dispozitiile prezentei legi.

Persoana vizata poate solicita de la Operator informatiile printr-o cerere intocmita in forma scrisa, datata si semnata. In cerere solicitantul poate arata daca doreste ca informatiile sa ii fie comunicate la o anumita adresa, care poate fi si de posta electronica, sau printr-un serviciu de corespondenta care sa asigure ca predarea i se va face numai personal.

Operatorul este obligat sa comunice informatiile solicitate, in termen de 15 zile de la data primirii cererii.

Orice persoana vizata are dreptul de a obtine de la Operator, la cerere si in mod gratuit:

– rectificarea, actualizarea, blocarea sau stergerea datelor a caror prelucrare nu este conforma prezentei legi, in special a datelor incomplete sau inexacte;

– transformarea in date anonime a datelor a caror prelucrare nu este conforma Legii 677/2001

Pentru interventia asupra datelor persoana vizata va inainta Operatorului o cerere intocmita in forma scrisa, datata si semnata. In cerere solicitantul poate arata daca doreste ca informatiile sa ii fie comunicate la o anumita adresa, care poate fi si de posta electronica, sau printr-un serviciu de corespondenta care sa asigure ca predarea i se va face numai personal.

Operatorul este obligata sa comunice masurile referitoare la persoana vizata, in termen de 15 zile de la data primirii cererii.

Persoana vizata are dreptul de a se opune in orice moment, din motive intemeiate si legitime legate de situatia sa particulara, ca date care o vizeaza sa faca obiectul unei prelucrari, cu exceptia cazurilor in care exista dispozitii legale contrare. In caz de opozitie justificata prelucrarea nu mai poate viza datele in cauza.

Persoana vizata are dreptul de a se opune in orice moment, in mod gratuit si fara nici o justificare, ca datele care o vizeaza sa fie prelucrate in scop de marketing direct, in numele Operatorului sau al unui tert, sau sa fie dezvaluite unor terti intr-un asemenea scop.

In vederea exercitarii drepturilor persoana vizata va inainta Operatorului o cerere intocmita in forma scrisa, datata si semnata. In cerere solicitantul poate arata daca doreste ca informatiile sa ii fie comunicate la o anumita adresa, care poate fi si de posta electronica, sau printr-un serviciu de corespondenta care sa asigure ca predarea i se va face numai personal.

Operatorul este obligata sa comunice persoanei vizate masurile luate in termen de 15 zile de la data primirii cererii, cu respectarea eventualei optiuni a solicitantului.

Datele prelucrate vor fi stocate, conform art. 4 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 677/2001, pe durata necesara realizarii scopurilor in vederea carora au fost colectate si ulterior prelucrate.

Datele prelucrate vor fi stocate pe durata valabilitatii contractului incheiat cu persoana vizata si pentru perioada de arhivare a acestora.

Operatorul este obligat, in baza dispozitiilor legale, sa pastreze datele o anumita perioada de timp, dar dupa expirarea acesteia trebuie sa procedeze la distrugerea lor.

Operatorul nu transfera datele pesronale colectate catre alt operator decit sub incidenta legislatiei in vigoare.

Operatorul ia toate masurile tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat.

1. Utilizatorii care au acces la baza de date a informatiilor cu caracter personal sunt doar Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal, Directorul

Financiar, Directorul de Operatii (pentru supravegeherea video) sau alte persoanele special desemnate de conducerea unitatii.

Baza de date necesara evidenteti de personal va fi tinuta pe Calculatorul de la Departamentul de Rserse Umane.

Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal si Directorul Financiar acceaza baza de date de pe calculatorul de la Resurse Umane cu propriul nume de cont si parola. Sistemul de supraveghere video va fi tinut in biroul Directorului de Operatiuni.

Directorul de Operatiuni si Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal acceseaza arhiva sistemului de supraveghere video cu acceasi parola.

Toti utilizatorii sunt obligati sa pastreze confidentialitatea datelor la care au acces, iar la fiecare terminare de sesiune in baza de date vor inchide sesiunea.

In cazul in care unul sau mai multi utilizatori sunt revocati din diverse motive conturile de acces se suspenda automat.

2. Utilizatorii acceseaza datele cu caracter personal numai pentru indeplinirea atributiilor de servici;

3. La intervale de timp (lunar) se efectueaza o copie de siguranta a bazei de date;

4. Computerul cu baza de date necesara evidenteti de personal are instalata protectie antivirus, antispam si firewall updatate la zi.

5. Imprimarea datelor cu caracter personal se realizeaza numai de catre utilizatorii autorizati pt aceasta operatiune si numai in scopuri cerute de legile

in vigoare. Sediul Operatorului este dotat cu sistem de alarma, iar datele cu caracter personal sunt stocate electronic in fisiere securizate, protejate de parola.

Informatiile pe suport de hartie sunt pastrate in dosare speciale, la care au acces doar Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal, Directorul Financiar.

Supravegherea prin mijloace video Operatorul utilizează sistemul de supraveghere video doar în scop de securitate şi control acces.

Cu ajutorul acestui sistem se controlează accesul în incinta unităţii, se asigură securitatea bunurilor şi siguranţa persoanelor – angajaţi ai instituţiei, justitiabili sau vizitatori, precum şi a proprietăţilor şi informaţiilor deţinute. Sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea şi investigarea furturilor de echipament sau de bunuri deţinute de instituţie sau la prevenirea, detectarea şi investigarea riscurilor şi ameninţărilor la adresa personalului angajat care îşi desfăşoară activitatea la locaţia supravegheată.

Sistemul de supraveghere prin mijloace video, cuprinde sediul din Iasi, B-dul Chimiei 14. Se supraveghează prin mijloace video zonele de acces, spatiile de productie si împrejurimile clădirii.

Amplasarea camerelor a fost atent revizuită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit şi este anexată prezentei proceduri.

Dispozitivul de înregistrare se amplasează într-un spaţiu protejat prin parola de acces. Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al aşteptărilor privind viaţa privată, precum locul de luat masa, vestiarele, toaletele şi alte locaţii similare.

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu foloseşte la monitorizarea activităţii angajaţilor sau la pontaj. De asemenea, sistemul nu este mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, cu excepţia situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).

Sistemul video al Operatorului nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”. Sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcţie înregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate înregistra orice mişcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră şi locaţie.

Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână. Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/ scopul supravegherii.

Măsuri tehnice şi organizatorice impuse sitemului de supraveghere video:

– limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerinţele de securitate

– toţi utilizatorii cu drept de acces au semnat declaraţii de confidenţialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu

– dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaşte, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu

– doar persoanele numite de către Operator au dreptul de a accesa fisierele înregistrate în sistem, la cererea conducerii unității;

Accesul la imaginile stocate şi/sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane şi este determinat prin atribuţiile specificate în fişa postului.

Operatorul impune limite în privinţa persoanelor care au dreptul:

– să vizioneze materialul filmat în timp real: imaginile care se derulează în timp real sunt accesibile doar in biroul Directorului de Operatiuni;

– să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege şi incidentele de securitate, de către Directorul de Operatiuni,

Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal sau alte persoanele special desemnate;

– să copieze, să descarce, săşteargă sau să modifice orice material filmat:

Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal sau alte persoanele special desemnate.

Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, şi pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost colectate iniţial pentru prelucrare (de securitate şi control acces). În aceste cazuri va fi consultat conducătorul unității. Orice situaţie de dezvăluire va fi consemnată de

Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal în Registrul de evenimente al sistemului de supraveghere video.

Operatorul are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă săvârşirea unor fapte de natură penală.

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenţei la program sau evaluarea performanţei la locul de muncă.

În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile şi libertăţile unei persoane.

Orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte camerele video este indicată în Registrul de evenimente al sistemului de supraveghere video.

Durata de stocare a datelor obţinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporţională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depăşeşte 30 de zile, după care se şterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăşi limitele normale în funcţie de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate.

Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.

Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar şi permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă şi localizat în zona supravegheată, astfel incit să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere.

Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc deţinute de Operator, de a solicita intervenţia (ştergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucărilor, conform legii. Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca şi/sau şterge date cu caracter personal ca urmare a utilizării camerelor video trebuie să fie adresată Operatorului.

În cazul în care persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către Operator a datelor personale care o privesc, se poate adresa conducerii.

Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă în termen de 15 zile calendaristice. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care va urma pentru soluţionarea cererii.

Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor). În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere. De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă astfel încât utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai usor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor.

Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.